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税理士に固定電話番号は必要?固定電話の課題を解決する方法

固定電話の運用に悩みを持つ税理士の方必見!

税理士に固定電話番号は必要?固定電話の課題を解決する方法

税理士の方で「固定電話を設置すべき」か、それとも「携帯電話番号で済ます」かで悩んでいる方は多いと思います。

開業した税理士は、事務所所在地などの事項を所属税理士会に必ず登録しなければなりませんが、その際に事務所の電話番号も登録します。多くの税理士の方は固定電話番号で登録しているようですが、携帯電話での登録も可能となっているため、中には固定電話はひかずに携帯電話だけで済ませている税理士の方もいるでしょう。

しかし固定電話番号を取得せずに携帯電話で済ませている場合、携帯電話番号は税理士名簿に記載されオープンな情報になるため、プライバシーの観点からあまり好ましくありません。営業電話も携帯宛にかかってきてしまい、貴重な時間を奪われてしまいます。プライベートと分けて仕事用に携帯を2台持ちしたとしても、ランニングコストが馬鹿になりませんよね。

また、名刺に携帯電話しか記載されていないと人によっては不信感を抱きかねません。固定電話の方が相手に「信頼感」を与えられますし、事務所がちゃんと存在しているという「安心感」にもつながります。

それに銀行で法人口座を開設する際、銀行によっては固定電話番号が無いと審査が通らないなんてケースもあるため、固定電話番号を取得しておくことがベターです。

しかし多くの方は「固定電話はあるに越したことはない」とは思っているものの、税理士という職業柄外出する機会が多いことから「固定電話を導入しても電話に出られない」「無駄にコストがかかる」と感じ、電話番号を取得し電話機を導入することになかなか踏み切れないといった方が多いのではないでしょうか。

1.税理士さんにとっての固定電話の課題

(1)コストがかかる

1番大きな悩みの種はコストの問題でしょう。固定電話を導入するとなると以下が必要となり、当然コストや手間がかかります。

 ・電話回線の契約

 ・電話機の購入

 ・回線工事の手配

これから開業するor開業して間もない税理士さんの場合、なるべくコストは抑えたいですよね。

(2)外出が多いので電話にでられない

税理士の方は客先や行政機関に出向いたりと、外出のため事務所を留守にするケースが頻繁にありますので、固定電話宛てに電話がかかってきても出られないケースがしょっちゅうあります。

そのため、固定電話を導入している多くの税理士さんは「固定電話機+ボイスワープ(転送電話)」という組み合わせで固定電話を運用している方が多いのではないでしょうか。

事務所を留守にしていても固定電話にかかってきた電話が携帯などに転送されるので、外出先でも電話に応対することができます。一見すると税理士さんにとってボイスワープなどの転送電話は大変便利なサービスに思われます。

しかし、そんなボイスワープにも「通話料が高くなる」、「ON/OFFの設定が面倒」などの課題もあります。

2.転送電話(ボイスワープ)の課題

1)転送料金が発生するので、毎月の通話用が高くなってしまう

転送料金は固定電話から携帯電話宛ての通話料と同じ料金となるため、キャリアによって多少の差異はありますが、大よそ17円/1分前後の料金が発生します。ボイスワープでの着信が1日に10回あり、1回あたりの平均通話時間が3分だったとすると、1日510円((17円×3分)×10回)の通話料が発生し、1か月(20営業日)で換算するとボイスワープの転送費用だけで10,200円もかかる計算になります。

当然これに加えて電話を発信した時の通話料も加算されますので、ボイスワープを利用しているとどうしても通話料が高くなってしまいます。

2折り返し電話が携帯番号からだと、お客様に電話に出てもらえない

ボイスワープを利用していても電話中や移動中や面談中などで、どうしても電話に出られないケースが発生します。不在着信があったら携帯の番号から折り返し電話をすることになりますが、携帯番号を教えていないお客様の場合、相手の着信画面には見知らぬ携帯番号が表示されます。

お客様が電話に出てくれれば問題ありませんが、電話帳に登録が無い番号でしかも「知らない携帯番号から」となると心理的に出たくないという人も多いのが現実なので、なかなか電話での連絡やり取りがスムーズにいかない自体が発生します。

3外出の度にボイスワープの設定が面倒くさい

毎日のように外出する機会があると、その都度ボイスワープのON/OFFの設定をしなければならず非常に面倒です。うっかり転送設定をし忘れて外出してしまうという事態も起こりかねません。

このように、税理士の方にとって職業柄「固定電話を外出先でもとれる」ということが必要になりますが、固定電話もボイスワープも少なくないデメリットがあります。

しかしこれらのデメリットを解消でき、外出先でも固定電話番号宛ての電話に出られるサービスが存在するのです。

3.転送電話の課題を解決!?スマホで固定電話番号の発着信ができるサービス

それは(株)グラントンが提供している「03plus」というスマホで固定電話番号の発信・着信ができるというサービスです。

自分のスマホにアプリをインストールするだけで、Wi-Fiや4G回線などインターネットが使える環境ならどこでも電話の発着信ができるようになります。

別途回線契約をして工事をする必要がないため、従来の固定電話番号の取得・工事に比べて大幅に初期コストを抑えられます。また転送電話とは仕組みが異なりアプリに直接着信するため、着信時の転送料金や通話料は一切発生しません。

初期コストだけでなく月々の通話料や基本料なども下げることができます。

「外出先でも固定電話番号宛ての電話にでたい」という転送電話サービスと同じような使い方ができるうえ、「転送料がかからない」、「折り返し電話も固定電話番号から発信できる」電話転送時のデメリットを解消してくれます。

このスマホで固定電話番号の発着信ができるサービスは「03plus」以外にもいくつか存在しますが、「03plus」の強みは固定電話機との併用ができるという点です。

今は1人だけど、将来的に事務スタッフを雇うとなった場合でも、「事務スタッフには固定電話で電話を取ってもった後、自分のスマホに保留・転送してもらい対応する」といった運用が可能になります。

「固定電話機」とスマホアプリを併用できるのはこの「03plus」だけなのです。

03plusや他のスマホアプリで固定電話が利用きるサービスの詳細や比較について、以下のページで紹介していますので是非参考にしてみてください。

 

スマホで発着信ができる「最新型」の固定電話番号取得サービスの比較

 

[メリット]

 ・「安く」「手軽に」「すぐに」固定電話番号の取得が可能

 ・インターネット環境さえあればいつでもどこでも固定電話番号での発着信が可能

 ・転送料不要で通話料を削減でき、基本料も1,000円程度とリーズナブル

 ・外出中の折り返し電話も固定電話番号から発信できるので確実にお客様に電話にでてもらえる

 ・別途電話回線を契約したり回線工事は不要なため、初期費用不要でスピーディーに固定電話番号の取得が可能

 ・スマホにアプリをインストールするだけでOK、スタッフや番号数が増えても安く・手軽に拡張できる

 ・複数の端末や固定電話機と同時に着信することもでき、大事な電話を逃さない

税理士さんにとっての固定電話の悩みを解決する便利なサービスですが、いくつかデメリットもあります。

 

 

[デメリット]

 ・インターネット回線を利用するため、外出先の通信環境によっては通話品質に影響を及ぼすことがある

 ・一部発信できない番号がある(110,119など)

 ・携帯電話とほぼ同じくらいの通話料がかかる ※オプションで10分かけ放題(月額1,000円)の利用が可能

 ・一部対応していない端末の機種がある

 ・アプリなので利用端末の機種やOSバージョンによっては不安定になる可能性がある

このように、固定電話番号専用のスマホアプリを使用した通話となり、どうしてもインターネット環境や利用端末との相性によって通話品質に影響がある場合がありますので、申し込み前にWebサイトで注意点について確認しておくことをお勧めします。

また、03plusは最大1か月間無料となるプランもあるので、まずは一回試しに利用してみて支障が無ければ本申し込みに移行することが可能なためリスクなく固定電話番号を取得、導入をすることができます。

以下の記事で、03plusと転送電話サービスを比較した記事が確認できますので、転送電話で悩みを抱えていたり転送電話以外のサービスを検討している方は是非参考にしてみてください。

 

[転送電話サービスと「スマホで固定電話番号が使えるサービス」の電話転送比較]

独立開業する行政書士さんが固定電話を持つべき理由

これから開業する/開業して間もない行政書士さんの方必見!

独立開業する行政書士さんが固定電話を持つべき理由

ここ数年で行政書士になられた方や、これから開業しようとしている方は誰もが一度は事務所の固定電話番号を取得すべきか考えたことがあると思います。固定電話を導入した方がいいのか、携帯電話で十分なのか、悩ましいところですよね。

事務所を構えるなら固定電話はあった方がいいとは思いつつも、回線工事や基本料といったコスト面がかかったり、外出が多い業務形態にそぐわない、といったネガティブなイメージあるため、携帯電話で十分と考えている方も多いと思います。

しかし固定電話番号には依然として高い信頼度があり、「事務所なら固定電話があって当然」と考える人も多くるのが日本の現状です。

従来とは異なり今では「安く・手軽」に固定電話番号を取得することができる「新しいタイプ」の固定電話サービスも登場してきいることもあり、やはり行政書士事務所を構えたなら固定電話番号を取得しておくことを強くお勧めします。

 

もし固定電話を導入せずに携帯電話だけを利用する場合、どのようなデメリットがあるか確認していきましょう。

 

1.固定電話番号は取得せず、携帯電話だけで運用する場合の課題

(1)自分の携帯番号は誰でも閲覧可能になり、営業電話がかかってくる

行政書士を開業すると、自動的に「日本行政書士会連合会」に氏名や電話番号情報が登録され、誰でも閲覧可能な状態となります。

世の中に自分の携帯番号が晒されることになるため、営業電話が頻繁にかかってきてしまう可能性があります。日中だけならまだしも、最悪の場合夜間や休日にも携帯宛に知らない番号から電話がかかってきてしまう可能性があり、プライベートの確保が難しくなってしまいます。

固定電話を導入しても同様に営業電話はかかってきてしまいますが、時間外応答サービスなどを使えば少なくとも夜間や休日は電話を鳴らないような設定ができるので、携帯と比べれば不要な営業電話を減らすことができます。

(2)信頼度に影響を及ぼすリスクがある

これだけ携帯電話が普及したとはいえ、やはり「事務所に固定電話が無い行政書士を信頼して大丈夫?」という考え方をする方も少なくありません。

既存顧客からの依頼で手一杯の行政書士さんなら話は別ですが、「これから開業する」、「開業して間もない」行政書士さんは新規顧客を開拓していかなければなりません。このようなマイナス要素は少ない方がいいに越したことはありませんよね。よってなるべく固定電話番号を取得しておいた方がベターなのです。

 

このように「プライベートの確保」や「信頼度の確保」のため、行政書士の方なら固定電話番号を取得しておくべき理由となります。

しかし「固定電話番号を取得しておいた方がいい」とは思っているものの、固定電話の導入に対して以下に列挙するようなデメリットを感じている行政書士の方は多いと思います。実際、「従来の」固定電話だと人によってはあまり使わないのに初期費用・ランニングコストが見合わないというケースもあります。

2「従来型」の固定電話の課題

(1)初期コスト、ランニングコストがかかる

やはり「コスト」 の問題が1番の悩みではないでしょうか。「従来型」の固定電話を導入する「電話回線の契約」、「電話機の購入」、「回線工事の手配」といった初期投資が必要となりそれなりのコストがかかってしまいます。しかも手続きや工事日程の調整に手間や時間がかかったりと・・・諸々面倒くさいですよね。

開業して間もなかったりこれから独立開業する行政書士さんなら、なるべく初期投資は抑えたいはずですから「固定電話の導入はハードルが高い」と感じるかもしれませんが、のちほど紹介する「最新型」の固定電話サービスならコストや手間といった手間を大幅に省けます。

(2)外出が多いので電話にでられない

顧客先や各行政機関など、行政書士さんは特に外出の多い業種といえます。当然外出頻度が高いので、留守中に固定電話に電話がかかってきても電話に出られないケースが発生します。

そのため、固定電話を導入している行政書士さんはボイスワープ(転送電話)とセットで固定電話を運用している方が多くいらっしゃいます。外出中に事務所の固定電話に宛てに電話があっても携帯電話などに転送されるので、事務所を留守にしていても電話に応対することができます。

一見便利なサービスと思われるボイスワープですが、以下に挙げるようなデメリットもあります。

3転送電話(ボイスワープ)の課題

1)転送料金が発生するので、毎月の通話用が高くなってしまう

ボイスワープなど電話転送サービスのデメリットとしてよく言われるのは「毎月の通話料が高くなる」ということです。

事務所の固定電話宛の電話が携帯電話に転送された場合、転送元(固定電話)までの通話料は従来通り相手の負担となりますが、転送元(固定電話)から転送先(携帯電話)の通話料はこちら側の負担となります。

転送料金は、固定電話から携帯電話宛ての通話料と同じだけの料金がかかるため、約17円/1分の料金がかかります。1回あたり3分の転送電話が1日に10回あったとすると、1か月(20営業日)換算で10,200円もかかる計算になります((17円×3分)×10回×20日)。

これに通常の発信時の通話料も加算されますので、外出の頻度が高い行政書士さんがボイスワープを利用するとどうしても通話料が高くなりがちです。

2)折り返し電話の際、携帯番号からだと相手が相手が電話に出てくれない

外出先で転送電話の設定をしていてもどうしてもお客様からの電話に出られないケースがあります。その場合は携帯で折り返し電話をすると思いますが、その際相手の着信画面には知らない携帯番号が表示されることになります。

そこで相手がすんなりと電話に出てくれればいいですが、 「知らない番号からの電話には出ない」という人はかなり多いので、電話での連絡やり取りが円滑にいかないケースが多発します。

 

3ちち電話転送のON/OFFの設定が面倒くさい

行政書士さんのように外出する頻度が高いと、そのたびにいちいち電話転送のON/OFFの設定をしないとならず非常に手間がかかるうえ、うっかり転送設定を忘れてしまうことなんてことも。

このように固定電話を導入し、さらに転送電話サービスと組み合わせて運用したとしても、少なからずデメリットがあります。それでも固定電話番号は必須?やはり携帯電話で十分なのでは?と疑問に思う方もいるかもしれません。

しかし、これらの固定電話や転送電話の課題を解決できる「最新型」の固定電話サービスがあります。このサービスを利用して固定電話番号を取得・運用することを強くお勧めします。

4固定電話・転送電話の課題を解決する「スマホで固定電話番号の発着信ができる」サービス

この「スマホで固定電話番号の発着信ができる」新しいタイプの固定電話サービスは、行政書士さんなど外出が多いけど固定電話番号で着信したいという方に最適なサービスです。

スマホに専用アプリをインストールするだけで固定電話番号で発信・着信ができるようになり、別途電話機の用意や回線契約をする必要が無いので初期コストをかけずに済みます。また、転送電話とは異なり専用アプリにダイレクトで着信する仕組みなので転送料金は一切発生せず、着信は全て無料です。

転送電話サービスを利用する方の「外出先でも事務所宛の電話にでたい」という目的を果たしてくれるうえ、通話料や基本料を大幅に下げれ、しかも固定電話番号から発信することもできるとあって、転送電話サービスの課題を解消します。

また、㈱グラントンが提供している「03plus」なら固定電話機との併用も可能ですので、事務所では固定電話で着信、外出時はスマホで着信という運用が可能になります。

「03plus」や他のスマホアプリも併せて、この「スマホで固定電話番号の発着信ができる」サービスの詳細や比較について、以下の記事で詳しく紹介していますので是非参考にしてみてください。

スマホで発着信ができる「最新型」の固定電話番号取得サービスの比較

[メリット]

 ・事務所を留守にしていてもどこでも固定電話番号で発信・着信ができる

 ・転送料金が不要なため転送電話と比べて通話料が下がり、基本料も1,000円程度でランニングコストも抑えられる

 ・折り返し電話の際、携帯番号ではなく固定電話番号から発信できるので、相手に電話に出てもらいやすくなる

 ・転送元の電話機の用意や回線契約・回線工事が不要なため、安く手軽に固定電話番号の取得・運用が可能

 ・スタッフのスマホにアプリをインストールするだけなので、利用台数や番号数を工事不要で手軽に増やせる

 ・1台だけでなく複数の端末で着信に応答できるので、誰かしらが電話に出ることが可能になる

 

しかしこの新しいタイプの固定電話サービスにもいくつかデメリットもあります。

[デメリット]

 ・通話はインターネット回線のデータ通信を利用するため、外出先の回線環境によっては通話品質に影響を及ぼす可能性がある

 ・一部発信できない番号がある(110,119など)

 ・携帯電話とほぼ同じくらいの通話料がかかる ※「03plus」は月額1,000円で10分かけ放題オプションの利用が可能

 ・Android端末など、一部サービスに対応していない機種がある

 ・アプリを使ったサービスなので端末の機種やOSバージョンによっては通話品質やアプリの振る舞いが不安定になる場合がある

有線を利用した固定電話での通話と異なり、スマホアプリでの通話になるため、どうしてもインターネット環境や利用端末によっては通話に影響を及ぼす場合があります。事前に各Webサイトで注意点を確認し、サービスによってはお試しプランもあるので、まずは一度自分のスマホで試してみることをお勧めします。

また、以下の記事では「スマホで固定電話番号の発着信ができる」固定電話サービスと転送電話サービスを比較した記事が確認できますので、是非ご参考にしてください。

[転送電話サービスと「スマホで固定電話番号が使えるサービス」の電話転送比較]