独立開業する行政書士さんが固定電話を持つべき理由

これから開業する/開業して間もない行政書士さんの方必見!

独立開業する行政書士さんが固定電話を持つべき理由

ここ数年で行政書士になられた方や、これから開業しようとしている方は誰もが一度は事務所の固定電話番号を取得すべきか考えたことがあると思います。固定電話を導入した方がいいのか、携帯電話で十分なのか、悩ましいところですよね。

事務所を構えるなら固定電話はあった方がいいとは思いつつも、回線工事や基本料といったコスト面がかかったり、外出が多い業務形態にそぐわない、といったネガティブなイメージあるため、携帯電話で十分と考えている方も多いと思います。

しかし固定電話番号には依然として高い信頼度があり、「事務所なら固定電話があって当然」と考える人も多くるのが日本の現状です。

従来とは異なり今では「安く・手軽」に固定電話番号を取得することができる「新しいタイプ」の固定電話サービスも登場してきいることもあり、やはり行政書士事務所を構えたなら固定電話番号を取得しておくことを強くお勧めします。

 

もし固定電話を導入せずに携帯電話だけを利用する場合、どのようなデメリットがあるか確認していきましょう。

 

1.固定電話番号は取得せず、携帯電話だけで運用する場合の課題

(1)自分の携帯番号は誰でも閲覧可能になり、営業電話がかかってくる

行政書士を開業すると、自動的に「日本行政書士会連合会」に氏名や電話番号情報が登録され、誰でも閲覧可能な状態となります。

世の中に自分の携帯番号が晒されることになるため、営業電話が頻繁にかかってきてしまう可能性があります。日中だけならまだしも、最悪の場合夜間や休日にも携帯宛に知らない番号から電話がかかってきてしまう可能性があり、プライベートの確保が難しくなってしまいます。

固定電話を導入しても同様に営業電話はかかってきてしまいますが、時間外応答サービスなどを使えば少なくとも夜間や休日は電話を鳴らないような設定ができるので、携帯と比べれば不要な営業電話を減らすことができます。

(2)信頼度に影響を及ぼすリスクがある

これだけ携帯電話が普及したとはいえ、やはり「事務所に固定電話が無い行政書士を信頼して大丈夫?」という考え方をする方も少なくありません。

既存顧客からの依頼で手一杯の行政書士さんなら話は別ですが、「これから開業する」、「開業して間もない」行政書士さんは新規顧客を開拓していかなければなりません。このようなマイナス要素は少ない方がいいに越したことはありませんよね。よってなるべく固定電話番号を取得しておいた方がベターなのです。

 

このように「プライベートの確保」や「信頼度の確保」のため、行政書士の方なら固定電話番号を取得しておくべき理由となります。

しかし「固定電話番号を取得しておいた方がいい」とは思っているものの、固定電話の導入に対して以下に列挙するようなデメリットを感じている行政書士の方は多いと思います。実際、「従来の」固定電話だと人によってはあまり使わないのに初期費用・ランニングコストが見合わないというケースもあります。

2「従来型」の固定電話の課題

(1)初期コスト、ランニングコストがかかる

やはり「コスト」 の問題が1番の悩みではないでしょうか。「従来型」の固定電話を導入する「電話回線の契約」、「電話機の購入」、「回線工事の手配」といった初期投資が必要となりそれなりのコストがかかってしまいます。しかも手続きや工事日程の調整に手間や時間がかかったりと・・・諸々面倒くさいですよね。

開業して間もなかったりこれから独立開業する行政書士さんなら、なるべく初期投資は抑えたいはずですから「固定電話の導入はハードルが高い」と感じるかもしれませんが、のちほど紹介する「最新型」の固定電話サービスならコストや手間といった手間を大幅に省けます。

(2)外出が多いので電話にでられない

顧客先や各行政機関など、行政書士さんは特に外出の多い業種といえます。当然外出頻度が高いので、留守中に固定電話に電話がかかってきても電話に出られないケースが発生します。

そのため、固定電話を導入している行政書士さんはボイスワープ(転送電話)とセットで固定電話を運用している方が多くいらっしゃいます。外出中に事務所の固定電話に宛てに電話があっても携帯電話などに転送されるので、事務所を留守にしていても電話に応対することができます。

一見便利なサービスと思われるボイスワープですが、以下に挙げるようなデメリットもあります。

3転送電話(ボイスワープ)の課題

1)転送料金が発生するので、毎月の通話用が高くなってしまう

ボイスワープなど電話転送サービスのデメリットとしてよく言われるのは「毎月の通話料が高くなる」ということです。

事務所の固定電話宛の電話が携帯電話に転送された場合、転送元(固定電話)までの通話料は従来通り相手の負担となりますが、転送元(固定電話)から転送先(携帯電話)の通話料はこちら側の負担となります。

転送料金は、固定電話から携帯電話宛ての通話料と同じだけの料金がかかるため、約17円/1分の料金がかかります。1回あたり3分の転送電話が1日に10回あったとすると、1か月(20営業日)換算で10,200円もかかる計算になります((17円×3分)×10回×20日)。

これに通常の発信時の通話料も加算されますので、外出の頻度が高い行政書士さんがボイスワープを利用するとどうしても通話料が高くなりがちです。

2)折り返し電話の際、携帯番号からだと相手が相手が電話に出てくれない

外出先で転送電話の設定をしていてもどうしてもお客様からの電話に出られないケースがあります。その場合は携帯で折り返し電話をすると思いますが、その際相手の着信画面には知らない携帯番号が表示されることになります。

そこで相手がすんなりと電話に出てくれればいいですが、 「知らない番号からの電話には出ない」という人はかなり多いので、電話での連絡やり取りが円滑にいかないケースが多発します。

 

3ちち電話転送のON/OFFの設定が面倒くさい

行政書士さんのように外出する頻度が高いと、そのたびにいちいち電話転送のON/OFFの設定をしないとならず非常に手間がかかるうえ、うっかり転送設定を忘れてしまうことなんてことも。

このように固定電話を導入し、さらに転送電話サービスと組み合わせて運用したとしても、少なからずデメリットがあります。それでも固定電話番号は必須?やはり携帯電話で十分なのでは?と疑問に思う方もいるかもしれません。

しかし、これらの固定電話や転送電話の課題を解決できる「最新型」の固定電話サービスがあります。このサービスを利用して固定電話番号を取得・運用することを強くお勧めします。

4固定電話・転送電話の課題を解決する「スマホで固定電話番号の発着信ができる」サービス

この「スマホで固定電話番号の発着信ができる」新しいタイプの固定電話サービスは、行政書士さんなど外出が多いけど固定電話番号で着信したいという方に最適なサービスです。

スマホに専用アプリをインストールするだけで固定電話番号で発信・着信ができるようになり、別途電話機の用意や回線契約をする必要が無いので初期コストをかけずに済みます。また、転送電話とは異なり専用アプリにダイレクトで着信する仕組みなので転送料金は一切発生せず、着信は全て無料です。

転送電話サービスを利用する方の「外出先でも事務所宛の電話にでたい」という目的を果たしてくれるうえ、通話料や基本料を大幅に下げれ、しかも固定電話番号から発信することもできるとあって、転送電話サービスの課題を解消します。

また、㈱グラントンが提供している「03plus」なら固定電話機との併用も可能ですので、事務所では固定電話で着信、外出時はスマホで着信という運用が可能になります。

「03plus」や他のスマホアプリも併せて、この「スマホで固定電話番号の発着信ができる」サービスの詳細や比較について、以下の記事で詳しく紹介していますので是非参考にしてみてください。

スマホで発着信ができる「最新型」の固定電話番号取得サービスの比較

[メリット]

 ・事務所を留守にしていてもどこでも固定電話番号で発信・着信ができる

 ・転送料金が不要なため転送電話と比べて通話料が下がり、基本料も1,000円程度でランニングコストも抑えられる

 ・折り返し電話の際、携帯番号ではなく固定電話番号から発信できるので、相手に電話に出てもらいやすくなる

 ・転送元の電話機の用意や回線契約・回線工事が不要なため、安く手軽に固定電話番号の取得・運用が可能

 ・スタッフのスマホにアプリをインストールするだけなので、利用台数や番号数を工事不要で手軽に増やせる

 ・1台だけでなく複数の端末で着信に応答できるので、誰かしらが電話に出ることが可能になる

 

しかしこの新しいタイプの固定電話サービスにもいくつかデメリットもあります。

[デメリット]

 ・通話はインターネット回線のデータ通信を利用するため、外出先の回線環境によっては通話品質に影響を及ぼす可能性がある

 ・一部発信できない番号がある(110,119など)

 ・携帯電話とほぼ同じくらいの通話料がかかる ※「03plus」は月額1,000円で10分かけ放題オプションの利用が可能

 ・Android端末など、一部サービスに対応していない機種がある

 ・アプリを使ったサービスなので端末の機種やOSバージョンによっては通話品質やアプリの振る舞いが不安定になる場合がある

有線を利用した固定電話での通話と異なり、スマホアプリでの通話になるため、どうしてもインターネット環境や利用端末によっては通話に影響を及ぼす場合があります。事前に各Webサイトで注意点を確認し、サービスによってはお試しプランもあるので、まずは一度自分のスマホで試してみることをお勧めします。

また、以下の記事では「スマホで固定電話番号の発着信ができる」固定電話サービスと転送電話サービスを比較した記事が確認できますので、是非ご参考にしてください。

[転送電話サービスと「スマホで固定電話番号が使えるサービス」の転送電話比較]