レンタル/シェア/バーチャルオフィス利用者がもっとお得に市外局番の電話番号を取得・運用する方法

レンタル/シェア/バーチャルオフィスが提供する電話サービスは本当にお得?

レンタル/シェア/バーチャルオフィス利用者がもっとお得に市外局番の電話番号を取得・運用する方法

これから独立開業する方が「事務所をどこにおくか」検討する際、時代家賃を抑えるためレンタルオフィスやシェアオフィス、バーチャルオフィスなどを検討される方は多いと思います。

また、社員数を多く抱える企業においても、働き方改革が推進され働き方が多様化してきたこともあり、シェアオフィスやコワーキングスペース等を活用するケースが増えてきています。

独立開業をする個人事業主の方にとってのメリットとしては、時代家賃を抑えられたり、会議室や複合機などオフィスに必要な設備を利用することができたりと、独立開業に伴う初期投資を最大限抑えることができます。また、コスト面のメリットだけでなく都心などの人気エリアの住所を名刺に記載することができ、対外的な法人の信頼度を得ることもできます。

また、住所と同様に市外局番の電話番号の有無も法人の信頼度にとって重要な要素ですが、レンタルオフィスやバーチャルオフィスの各事業者もこのニーズに応えるため、オプションで転送サービスや秘書代行サービスも提供していることが多いですね。

しかし、実はオプション料やパック料金などに含まれているため電話にかかる料金の実態が見えづらいため必要以上のコストを払っていることがあります。また、他にもっと安く電話番号を取得し運用できるサービスがあったりもします。

そこでここでは、レンタルオフィスやシェアオフィス、バーチャルオフィスなどの利用を検討しているor既に利用している方向けにもっとお得に市外局番の電話番号を取得し、格安で運用する方法を紹介します。

1.レンタルオフィス、シェアオフィス、バーチャルオフィス、各サービスの違いとメリット

その前に、レンタルオフィスやシェアオフィス、バーチャルオフィスと聞いただけでは違いがピンとこない方もいるかと思いますので、それぞれの違いやメリットを整理してみましょう。

(1)レンタルオフィスとは

ビル内の1室がパーティーションなどで複数の部屋に区切られており、1人から規模が大きいところでは10人規模まで、利用人数に併せて占有スペースを借りることができる形態です。

賃貸で事務所を借りるのに比べ、契約料や賃料を削減することができるうえ、オフィス家具やインターネット環境などオフィスに必要な設備が既に整っているので初期投資を大幅に抑えられるのも大きな魅力です。そのほかにも共有のミーティングスペースや複合機やポスト、中にはカフェを利用できるところがあったりと、充実のサーービスを受けることができます、サービスオフィスと呼ばれることもあるゆえんですね。

また、賃貸と比べて内見や契約など煩わしい手続きをする必要がないのですぐに仕事に集中することができるのが大きな魅力です。

また、コスト面のみならず、都心の人気エリアの住所を利用することができます。通常そのようなエリアで事務所を借りようと思っても個人事業主や独立開業間もないと審査が通らないケースが多いですが、レンタルオフィスなら、都心の人気エリアの住所を名刺やWebサイトに記載することができ、法人としての信頼度やブランド力を高めることができます。もちろんこの住所で法人登記することができます。

デメリットとしては「占有スペース」を借りるため、以下に紹介するサービスよりも料金が高いので資金にあまり余裕がないうちから借りるのは事前に十分に検討しておく必要があります。

(2)シェアオフィスとは

シェアオフィスで教授できるメリットは基本的にレンタルオフィスと同様ですが、一番大きな違いはレンタルオフィスが個別の占有スペースがあるのに対し、シェアオフィスには占有スペースがないことです。

一つの空間内にテーブルや椅子があり、複数の利用者が自由に使用するため、文字通りシェアするかたちになります。よって、レンタルオフィスより安い料金で利用できるのが大きな魅力です。

都心の人気エリアに住所を利用でき固定電話サービスの利用もできたり、共有のオフィス設備を利用でき初期投資が不要など、レンタルオフィスと同様のメリットを受けられます。

もちろんオフィスをシェアすることのデメリットもあります。まず個別空間で仕事をするわけではないので、機密情報の取り扱いや、自分のみならず周りの利用者のプライバシー確保にも注意を払わなければなりません。また、電話の時はちょっと移動しないといけなかったりと、人によってはストレスに感じることが多いかもしれません。

しかし、これらのデメリットが気にならないのであれば、レンタルオフィスより安価で利用でき、必要な設備やサービスを受けられ、法人登記もできるため、独立開業したての個人事業主やとにかく経費を抑えたい方などにはメリットが多いオフィスの形態になります。

また、シェアオフィスと似た形態で、より利用者同士の交流を図ることを目的とした「コワーキングスペース」という形態もあります。

(3)バーチャルオフィスとは

レンタル/シェアオフィスが一定の物理的なスペースを借りて利用することに対し、バーチャルオフィスは物理的なスペースは借りず、事業者から住所だけを借り受ける形態になります。その住所で法人登記もできるため、あたかもその住所にオフィスの実態があるかのような見せ方が可能になります。また、サービスの一環で電話・FAX番号も取得可能なところが多いので、例えば「名刺に東京都心の住所と03番号を記載しているけど、実態は埼玉県の自宅で仕事をしている」ということが可能になるわけです。また、その住所宛てに届いた郵便物を自宅に転送してもらうことも可能です。

レンタルオフィスやバーチャルオフィスよりもさらに安い値段で利用でき、しかも「港区」、「中央区」、「千代田区」、「新宿区」、「渋谷区」などの人気エリアの住所を名刺やWebに記載できるので、対外的なブランディング力や信頼性を高めることが可能なのです。

しかしオフィスの実態がありませんので、来客対応があるような業種では注意が必要です。多くのバーチャルオフィスでは受付スタッフが来客対応をし、予約すればレンタル会議室も使えるところもありますので基本的には問題ありませんが、急な来客対応をしなければいけないような業種の方には向いていないかもしれません。

 

このようにレンタルオフィス、シェアオフィス、バーチャルオフィスで違いがあり、それぞれにメリットやデメリットはありますが、いずれのサービスでも法人登記ができ信頼度の高い住所を取得できるということが分かりました。

住所の他に法人の信頼度にとって重要なのが電話番号です。せっかく名刺に都心の人気エリアの住所を記載したとしても電話番号が携帯番号では台無しです。個人では固定電話を持ってなくても不思議ではない時代になりましたが、法人は別です。「会社の看板」ではなく「個人の顔」で仕事が取れるような方なら携帯だけでも問題ないでしょう。しかし「法人なら固定番号を持っていて当たり前、固定電話が無い会社と取引して大丈夫か?」と考える人がまだまだ多いのが日本の現状です。

よって、法人の住所だけでなく信頼度の高い市外局番の電話番号も取得することが必要になります。そんなニーズに応えるため、レンタルorバーチャルオフィスの事業者もオプションなどで固定電話サービスを提供しています。

 

2. レンタル/シェア/バーチャルオフィスの各事業者が提供している電話サービス

代表的な電話サービスは大まかに下記のようになります。

(1)転送電話サービス

専用の市外局番の電話番号が取得でき、着信があったら携帯番号など指定の電話番号に転送することができます。外出中に着信があっても携帯で応対できて便利ですが、着信元の固定電話番号から自分の携帯番号までの転送料は自分持ちとなるのがネックです。法人登記をして電話番号を記載すると必然的に煩わしい営業電話がかかってくりょうになってしまいます。転送された電話に出たら実は営業電話でしかも転送料金を取られてしまうというのは馬鹿馬鹿しいですが、これは転送電話ではある程度は仕方ないものとお考え下さい。

月額料金については固定電話番号の取得費用も含めて月々3,000~4,000円程度で利用できたり、中には10,000円近くかかるサービスもあります。これに通話料がかかりますから電話を受ける回数が多い人は毎月の電話料金ががすぐに1万円を超えてしまう場合もあるので注意が必要です。

また、サービスによっては発信の際に固定電話番号では発信ができなかったり別途オプションの可能が必要な場合があります。折り返し電話を携帯番号で発信しなければいけない場合、相手が自分の携帯番号を知らないとなかなか電話に出てもらえなかったりと、スムーズに連絡が取れないことがあるのでこれも注意が必要です。

(2)秘書代行サービス

専用の市外局番の電話番号が取得でき、その番号宛に着信があった際はまずは専任の受付スタッフが一次対応をしてくれるサービスです。受けた電話の内容は後ほどメールで連絡があり、「誰からどんな内容の電話があったか」を確認することができます。営業電話などは無視して必要な電話だけ折り返しすることができますので通話料金に無駄がでませんが、利便性が高いがゆえに月額料金は転送電話より高く、毎月1万円近くかかるケースが多いです。

秘書代行サービスは世の中にたくさんのサービスがあり、レンタルオフィス事業者ではなく直接秘書代行サービス事業者に申し込むことも可能ですが、やはりこれぐらいの料金が相場です。

外出時でもスタッフに丁寧な一次対応をしてもらえるため、相手方に好印象を与えることはできますが、どうしても一次対応というワンクッションを挟んでしまうため、急な電話でも迅速に対応しないといけない業種の方やクレーム対応が重要な業種の方には向いていません。

転送電話と同様に、発信時に固定電話番号で発信できないケースがありますので、事前に確認が必要です。

(3)固定電話サービスは提供していない

レンタル/シェア/バーチャルオフィスのいずれの場合でも、固定電話サービスを提供していない事業者は数多く存在します。その場合は直接NTTと契約し固定電話番号を取得したり、転送電話を契約したりする必要がありますので手間がかかります。

また、直接契約する電話サービスによって、または利用する環境で回線工事が必要かどうかなど、様々な要因が絡むので一概には言えませんが、ほとんどのサービスはレンタル/シェア/バーチャルオフィス事業者提供のサービスと同等かそれより料金が高くなると考えてよいでしょう。

このようにレンタルオフィスやバーチャルオフィスで固定電話番号を取得することができますが、いずれの固定電話サービスでも基本料だけで月々3,000円~10,000円程度かかります。これに通話料がかかりますので、月々の電話にかかるコストが意外と高いというのが分かると思います。

仕事用の電話だからそれぐらいの出費は仕方ないと考えてしまえばそれまでですが、特に開業したての個人事業主の方にとって、少しでも経費を削減できるならそれに越したことはありませんよね。

そこで、冒頭にも述べた通り、実はもっとお得に市外局番の電話番号を取得・運用することができる便利なサービスがあるので紹介していきます。

3.固定電話番号をもっと安く取得・運用する方法

それは「03plus」というサービスです。

東京「03」や大阪「06」などの市外局番から始まる電話番号を取得し、月額980円(税抜)スマホで固定電話番号の発着信ができるサービスです。

自分のスマホに03plus専用アプリをインストールするだけで、煩わしい手続きや工事はなく初期費用も5,000円とリーズナブルで、場所を問わず自分のスマホで市外局番の電話番号から発信・着信をすることが可能です。

転送電話とは仕組みが違い、03plusアプリにダイレクトに着信するため転送料金というものがかかりません。転送電話と異なり通話料がかさむ心配もないのはいいですよね。

また、すべての手続きがオンライン上で行え、 最短10分で電話番号の取得が可能なため、法人設立を急いでいてすぐに電話番号が必要という方にもぴったりです。

 

このような「スマホで使える固定電話アプリ」は「03plus」以外にもいくつか似たようなサービスがあり、下記ページで紹介していますので、是非参考にしてみてください。

スマホで発着信ができる「最新型」の電話番号取得サービスの比較

 

レンタルやバーチャルオフィスを利用して都心の住所を取得し、03plusのような固定電話アプリで信頼度の高い市外局番の電話番号を取得する。

このように、法人に必要な設備や通信環境にかかるコストを最大限抑えることで、余った資金や浮いた時間をもっと他の事に有効活用することが可能になるわけです。

これから開業をしようとしている、またはコストをもっと抑えたいと考えている個人事業主の方は是非検討してみてください。